Digitalisierung und Automatisierung in der Buchhaltung
Das papierlose Büro
Die Zeiten haben sich geändert. Nicht nur aus Gründen der Nachhaltigkeit wird immer mehr auf Papier verzichtet. Die Digitalisierung von Belegen vermeidet nicht nur unnütze Kopien, sondern unterstützt in besonderer Weise die Ablage, Archivierung und das Wiederauffinden derselben.
Unsere Spezialität: Digitalisierung und Automatisierung in der Buchhaltung.
Abruf der Kontoauszüge in elektronischer Form
Über ein mit der Simba Computersysteme GmbH kooperierendes Bankenrechenzentrum haben Sie die Möglichkeit uns den Abruf der Kontobewegungen zu ermöglichen. Einmal eingerichtet entsteht für Sie keine weitere Arbeits- und Zeitbelastung.
Ihre Vorteile:
- Vollständige Bankdaten Die Bankbewegung sind immer vollständig in der Buchführung vorhanden. Rückfragen vermindern sich auf ein Minimum.
- Zeitersparnis Keine Zusammenstellung von Kontoauszügen in Papierform mehr notwendig. Das Hinzusortieren von Belegen entfällt vollständig.
- Tag genau Die Buchung der Bankdaten kann auf Anforderung von Ihnen Tag genau erfolgen. Offene-Posten-Listen, Mahn- und Zahlungsvorschläge können mehrmals im Monat abgefordert werden.
- Kurze Wege Die Kontoauszüge verlassen nicht Ihr Unternehmen und stehen Ihnen somit durchgängig für Ihre Arbeit zur Verfügung.
Der Austausch
Dokumente wie zum Beispiel Buchungsbelege, können einfach und zuverlässig an das Dokumentencenter gesendet werden. Das Bereitstellen von PDF-Dateien erfolgt entweder per Scan in einen dafür angelegten Ordner oder durch Verschieben (Drag and Drop) bzw. kopieren und einfügen.
Die Dokumentenübertragung erfolgt über das Internet. Eingeloggt in die jeweilige Anwendung bereitet der Anwender in Ihrem Unternehmen den Upload der Dokumente vor. Obligatorisch sind dabei Angaben zu Kategorie, Typ und relevantem Zeitraum, z.B. Belege/Eingangsrechnung/Nov. 2017, optional die Vergabe von Schlagwörtern sowie Kommentaren. Es folgt die eigentliche Übertragung.
Auf gleichem Wege erhalten sie die Möglichkeit über das Dokumentencenter Auswertungen und andere Informationen aber auch unsererseits Dokumente zu empfangen. Diese Dokumente in einem für Sie reservierten und gesicherten Bereich zum Abruf bereit. Wir können Sie auch mit Hilfe einer automatisierten Benachrichtigung über die Bereitstellung informieren. Neu erhalten und noch nicht abgerufene Dokumente werden Ihnen oder Ihren berechtigten Mitarbeitern nach dem Einloggen im Dokumentencenter auf der Startseite angezeigt.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Einfache Nutzung Zugriff auch auf mehrere Kassenbücher jederzeit und von überall.
- GoBD konformes Kassenbuch Automatische Prüfung bei Erfassung der Kassenbewegungen.
- Zeitersparnis Sie führen kein handschriftliches Kassenbuch mehr.
- Verbesserte Kommunikation mit Ihrem Steuerberater durch gemeinsame und vereinfachte Datenverwaltung
- Sichere Belegaufbewahrung für maximalen Schutz bei Datenübertragung und –speicherung im Simba Portal Server.
Bequeme Onlineerfassung von Kassenbewegungen
Die Web-basierte Kassenbuchführung mit dem Simba Web-Kassenbuch. Wir erstellen für Sie zunächst die Web-Kassenbücher mit den zugehörigen Kontierungsbegriffen. Anschließend legen wir im Simba-Portal einen Zugang für Sie an und gewähren Ihnen den Zugang zu einem oder mehreren Web-Kassenbüchern. Sie erhalten nach Maßgabe der notwendigen Konfiguration, die wir im Vorfeld mit Ihnen abgestimmt haben, die entsprechenden Kontierungsbegriffe, Kontokorrentkonten, Kostenstellen/Kostenträger und Umsatzsteuer-Kennziffern für die Erfassung Ihrer Kassenbewegungen.
Die Konfiguration kann zu unseren Bürozeiten auf Anforderung von Ihnen in Echtzeit angepasst werden.
Nachdem Sie Ihre Kassenbewegungen online erfasst und gespeichert haben, werden die Daten mit einem Klick an das Simba-Portal übermittelt und stehen bei uns zur Verbuchung bereit.
Ihre Daten werden nach Bankenstandard verschlüsselt übertragen. Außerdem können sich ausschließlich persönlich identifizierte und befugte Personen anmelden.
Simba Dokumentencenter
Digitalisierung aller Belege die für die Buchhaltung notwendig sind in Ihrem Unternehmen und elektronische Übertragung zu uns. Als Plattform für den elektronischen Austausch von Dateien, Dokumenten und Auswertungen sowie als Datenbank zur dauerhaften Speicherung von Unterlagen ist das Simba Dokumentencenter die ideale Hilfe für den Einstieg in die digitale Bürowelt.
Suchfunktion
Alle Dokumente und Auswertungen werden im Dokumentencenter gespeichert und stehen dort dauerhaft, z.B. für spätere Recherchen, zur Verfügung. Mit Hilfe komfortabler Filter sowie Volltext-Recherchefunktion kann jeder Berechtigte sämtliche Dokumente aufrufen, lesen, drucken oder herunterladen.
Rechnungseingangsprüfung und Workflows
Darüber hinaus können Sie eine Vielzahl von Workflows definieren, die Ihnen den Dokumenten- und Freigabeprozess mit Kunden und/oder Mitarbeitern erleichtert. Das Simba Dokumentencenter unterstützt innerbetriebliche Arbeitsabläufe, wie z.B. eine dezentrale Rechnungseingangsprüfung und -freigabe mit unterschiedlichen Berechtigungen und individuell definierbaren Bearbeitungsschritten.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Programm zum elektronischen Austausch von Dateien, Dokumenten und Auswertungen
- Installation auf unserm Server oder im Rechenzentrum
- Zugang über das Internet (PC und /oder Smartphone-App)
- Integrierte Scanfunktion zum Scannen von Papierdokumenten
- Vielfältige Verschlagwortungsmöglichkeiten zur effizienten Dokumentenverwaltung
- Volltext-Recherche für alle berechtigten Nutzer
- Zeit- und Ortsunabhängige Einsicht- und Recherchemöglichkeit
- SSL-Verschlüsselung mit höchstmöglicher Schutzstufe für sichere Datenübermittlung
- Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Schutz vor unberechtigtem Zugang
