GoBD in Berlin - Worauf kommt es an?

GoBD - Buchführung, Aufbewahrung und Datenzugriff

Unternehmer sind regelmäßig mit dem Kürzel „GoBD“ konfrontiert. Die Buchstaben stehen für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Ein gleichnamiges Schreiben des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2014 regelt die Details. Dieses sollten Sie zumindest in groben Zügen kennen. Wir können Ihnen die wesentlichen Punkte aus diesem Schreiben erörtern.

Nach den GoBD muss die elektronische Buchführung sein:

• nachvollziehbar
• nachprüfbar
• zutreffend
• klar
• zeitnah
• fortlaufend
• unveränderbar

 Besondere Anforderungen an elektronische Belege

Klassische Belege (z.B. Eingangsrechnungen) liegen oftmals nicht mehr in Papierform vor. Besondere Sorgfalt ist daher der Verfahrensdokumentation zuzuwenden. Darin müssen die Unternehmen alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchhaltung darstellen, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung.

Pflichtangaben in Buchungsbelegen

Besonders sorgfältig sollten die neuen Pflichtangaben auf jeden Buchungsbeleg beachtet werden. Unter anderem müssen Sie auf folgende Angaben achten:

• eindeutige Belegnummer
• Angaben über Belegausteller und -empfänger
• Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt.

Außerdem wird eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls verlangt.

Diese Aufzählung ist nicht abschließend.

Internes Kontrollsystem

Zu den wesentlichen Punkten der GoBD zählt die Einrichtung eines internen Kontrollsystems. Dabei muss ein solches nicht bloß eingerichtet werden, verlangt ist auch eine ausreichende Protokollierung. Die wesentlichen Punkte, die Ihr internes Kontrollsystem erfüllen muss, haben wir in einer Checkliste zusammengestellt. Sprechen Sie uns an.

Unveränderbarkeit der Daten und Datensicherheit

Das Gebot bedeutet, dass Sie Ihre Buchungsdaten nicht in der Form abändern dürfen, dass die ursprünglichen Aufzeichnungen nicht mehr feststellbar sind. Wie die gesetzlichen Regelungen aus Sicht der Finanzverwaltung in die Praxis umzusetzen sind, erläutern die GoBD im Detail.

Außerdem möchten wir auf das Erfordernis der Datensicherheit hinweisen. Schon aus eigenem Interesse werden Sie für eine ausreichende Datensicherheit sorgen. Das BMF weist in den GoBD ausdrücklich darauf hin, dass eine Buchführung mit nicht ausreichend geschützten Daten nicht als formell ordnungsgemäß angesehen wird. Daher sollten Sie diesen Punkt auf keinen Fall vernachlässigen.

Elektronische Aufbewahrung

Schließlich verwendet die Finanzverwaltung einen gesonderten Abschnitt für die elektronische Aufbewahrung. Diese Grundsätze sollten Sie besonders beachten. Denn die nächste Betriebsprüfung kann kommen. Die GoBD fassen den Umfang der Aufbewahrungspflichten sehr weit. Aufzubewahren sollen danach sein; alle Unterlagen, die zum Verständnis und der Überprüfung der für die Besteuerung grundsätzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. In den GoBD finden sich zwar einige Beispiele, Jedoch keine abschließende Aufzählung aller aufzubewahrenden Unterlagen.

Einer der Kerngrundsätze aus den GoBD zur elektronischen Aufbewahrung ist, eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).

Einscannen von Unterlagen

Einen gesonderten Abschnitt enthalten die GoBD bezüglich des Einscannens der in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen. Es sind danach umfassenden Dokumentierungen zu erstellen. Unter anderem ist festzuhalten, wer die Dokumente gescannt hat und wann dies geschehen ist.

Die vorstehend benannten wesentlichen Punkte aus den Grundsätzen für die ordnungsmäßige elektronische Buchführung  der Finanzverwaltung entfalten zwar keinen Rechtscharakter.

Die maßgeblichen gesetzlichen Grundlagen für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen finden sich nach wie vor im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung. Diese sind in erster Linie für den Unternehmer maßgebend und werden durch die GoBD nicht berührt. Die GoBD müssen Sie vielmehr als ergänzendes „ungeschriebenes Recht“ betrachten. Denn spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung kommt es auf diese an.