Rechnungen richtig stellen

Rechnungen richtig erstellen und Vorsteuerabzug sichern

Ausstellen von Rechnungen

Haben Sie als Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen ausgeführt, sind Sie in bestimmten Fällen von Gesetzes wegen verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine Rechnung auszustellen. Eine Ausstellungspflicht für Rechnungen besteht u. a. bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder bei Lieferungen und Leistungen an Unternehmer oder Nichtunternehmer. Die wohl wichtigsten Bestandteile einer Rechnung sind der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers. Verfügt Ihr Kunde (der Leistungsempfänger) über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden. Bei Unternehmern, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, können Sie jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift angeben. Des Weiteren haben Sie als leistender Unternehmer Ihre Steuernummer oder wahlweise die Ihnen vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung anzugeben.

Außerdem müssen Sie jede Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen. Dies wird meiner/unserer Erfahrung nach von der Betriebsprüfung penibel genau untersucht. Durch die Vergabe solcher Nummern soll sichergestellt werden, dass jede von einem Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Nummernkreise können auch für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten usw. festgelegt werden. Bei Dauerverträgen reicht es aus, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Die entsprechenden Zahlungsbelege benötigen keine gesonderte fortlaufende Nummer.

In jeder Rechnung müssen Sie außerdem den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung angeben. Das gilt auch dann, wenn Sie ein Teilentgelt für eine noch nicht ausgeführte Leistung vereinnahmen, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Schließlich darf in jeder Rechnung, die Sie ausstellen, das Entgelt nicht fehlen. Dieses müssen Sie nach Steuersätzen und eventuellen einzelnen Steuerbefreiungen getrennt aufschlüsseln. Welche von Ihnen ausgeführten Umsätze eventuell steuerbefreit und extra auszuweisen sind, erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne. Vergessen Sie auch nicht, jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, also Rabatte oder Skonti, anzugeben, sofern Sie die Minderung nicht bereits im Entgelt berücksichtigt haben. Wir sagen Ihnen gerne, welche Formulierung sich hierzu am besten eignet.

Besteht die Rechnung aus mehreren Dokumenten, müssen in einem dieser Dokumente mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben sein. Außerdem sind in diesem Dokument alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die erforderlichen Angaben insgesamt ergeben.